Samofakturowanie w KSeF to układ, w którym to nabywca wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Wejście Krajowego Systemu e-Faktur niczego tu nie likwiduje - mechanizm działa dalej, dochodzi tylko warstwa techniczna: sprzedawca nadaje nabywcy uprawnienie do samofakturowania w systemie.
Co to jest samofakturowanie
W normalnym obiegu fakturę wystawia sprzedawca. Przy samofakturowaniu robi to za niego kupujący - wystawia dokument w imieniu i na rzecz dostawcy, na podstawie wcześniejszego porozumienia. Podstawą jest art. 106d ustawy o VAT, a nie żaden nowy przepis wprowadzony razem z KSeF.
Kogo to dotyczy: najczęściej relacji, w których to odbiorca zna dokładny zakres dostawy lepiej niż dostawca - sieci handlowe rozliczające dostawców, firmy skupujące surowce, platformy wypłacające prowizje partnerom, rozliczenia z rolnikami ryczałtowymi. W praktyce jedna strona ma dane do faktury i wygodniej, żeby to ona ją wystawiła.
Konkret: samofaktura to nadal zwykła faktura ustrukturyzowana. Musi zawierać wszystkie standardowe elementy oraz adnotację „samofakturowanie", która jasno pokazuje, kto ją faktycznie wystawił. Więcej o samym formacie i numerze KSeF znajdziesz w tekście o fakturze ustrukturyzowanej opisują to jako restrykcyjne podejście fiskusa, bo odwrócenie tej kolejności bywa wiązane z ryzykiem dla prawa do odliczenia VAT po stronie sprzedawcy.
Pułapka: skoro KSeF nadaje fakturze numer i datę w momencie przyjęcia, a interpretacja wymaga akceptacji wcześniej, samą procedurę zatwierdzania trzeba ułożyć poza wysyłką do systemu - w umowie i w waszym wewnętrznym obiegu. Zapisz to wprost w porozumieniu, żeby nie było wątpliwości, kiedy dostawca zatwierdza treść.
Jak nadać uprawnienia do samofakturowania w KSeF
To sedno różnicy, którą przyniósł KSeF. Sama umowa cywilna już nie wystarcza - nabywca musi mieć techniczne uprawnienie w systemie, inaczej nie wystawi faktury w imieniu sprzedawcy.
Krok po kroku:
- Podpiszcie umowę o samofakturowaniu z jasno opisaną procedurą akceptacji.
- Sprzedawca nadaje nabywcy uprawnienie do samofakturowania - w Aplikacji Podatnika KSeF.
Kto co robi: obowiązki sprzedawcy i nabywcy
Dla przejrzystości - rozdział ról w całym procesie:
| Etap | Sprzedawca (dostawca) | Nabywca (wystawca faktury) |
|---|---|---|
| Umowa | Podpisuje porozumienie, ustala procedurę akceptacji | Podpisuje porozumienie |
| Uprawnienia | Nadaje uprawnienie do samofakturowania w KSeF | Przyjmuje uprawnienie, konfiguruje swój program |
| Wystawienie | Akceptuje treść faktury przed wysyłką | Wystawia samofakturę z adnotacją „samofakturowanie" |
| Korekty | Akceptuje korektę na zasadach z umowy | Wystawia fakturę korygującą na podstawie tego samego uprawnienia |
W praktyce: korekty samofaktur wystawia ten sam podmiot, który wystawił dokument pierwotny, czyli nabywca - na podstawie tego samego uprawnienia. Nie przenosisz nagle wystawiania z powrotem na sprzedawcę tylko dlatego, że trzeba coś poprawić.
Samofakturowanie a zagraniczny kontrahent
To najczęstsze źródło wątpliwości, dlatego warto rozdzielić dwa przypadki.
Kontrahent z NIP lub NIP-UE: polski podatnik może nadać takiemu nabywcy uprawnienie do samofakturowania w KSeF. Sprawdza się to zwłaszcza przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (WDT), gdzie odbiorca z Unii wystawia dokument w imieniu polskiego dostawcy.
Dostawca zagraniczny bez polskiego NIP: tu Szef Krajowej Administracji Skarbowej potwierdził korzystne stanowisko - nabywca, który wystawia fakturę w imieniu i na rzecz zagranicznego dostawcy nieposiadającego polskiego NIP, nie musi w tym celu korzystać z KSeF. To zmiana wcześniejszej, mniej przyjaznej interpretacji.
Stan wg interpretacji organów podatkowych na 2026 rok - to obszar, który bywał doprecyzowywany, więc przy transakcjach transgranicznych potwierdź szczegóły w aktualnym stanowisku KAS lub u doradcy.
Od kiedy to działa
Samofakturowanie nie ma osobnego terminu - wchodzi razem z obowiązkiem KSeF dla danej firmy. Przypomnę harmonogram: od 1 lutego 2026 najwięksi podatnicy (obroty za 2024 powyżej 200 mln zł), od 1 kwietnia 2026 pozostali czynni podatnicy VAT, a najmniejsi z odroczeniem do 1 stycznia 2027. Stan wg harmonogramu Ministerstwa Finansów - potwierdź w oficjalnym źródle. Szczegółowo rozpisałam progi w tekście o tym, od kiedy obowiązuje KSeF w pełni wystarcza. Podstawy samego systemu znajdziesz w tekście co to jest KSeF.
FAQ
Czy samofakturowanie w KSeF jest możliwe?
Tak, jest w pełni dozwolone. Wprowadzenie KSeF nie zmieniło samej zasady samofakturowania - nabywca nadal może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy. Doszła jedynie warstwa techniczna: sprzedawca musi nadać nabywcy uprawnienie do samofakturowania w systemie, a strony muszą mieć zawartą umowę określającą procedurę akceptacji faktur.
Kto wystawia fakturę przy samofakturowaniu?
Fakturę wystawia nabywca, czyli kupujący, w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Dokument musi zawierać adnotację „samofakturowanie", która pokazuje, kto faktycznie go wystawił. Sprzedawca zachowuje kontrolę przez procedurę akceptacji treści faktury, ustaloną wcześniej w umowie o samofakturowaniu.
Jak nadać uprawnienie do samofakturowania w KSeF?
Sprzedawca nadaje nabywcy uprawnienie do samofakturowania w Aplikacji Podatnika KSeF lub przez zawiadomienie ZAW-FA złożone do urzędu skarbowego. Uprawnienie działa na podstawie numeru NIP nabywcy. Nie można go nadać w ograniczonym zakresie - obowiązuje w pełnym zakresie albo wcale.
Kiedy sprzedawca musi zaakceptować fakturę?
Zgodnie z interpretacjami Dyrektora KIS akceptacja treści faktury przez sprzedawcę powinna nastąpić przed wprowadzeniem pliku do KSeF. Najpierw dostawca zatwierdza dokument, dopiero potem nabywca wysyła go do systemu. Odwrócenie tej kolejności bywa wiązane z ryzykiem dla odliczenia VAT, więc procedurę akceptacji warto opisać wprost w umowie.
Czy można samofakturować przy zagranicznym kontrahencie?
To zależy od NIP. Nabywcy z NIP lub NIP-UE można nadać uprawnienie do samofakturowania w KSeF - przydaje się to przy WDT. Jeśli natomiast nabywca wystawia fakturę w imieniu zagranicznego dostawcy bez polskiego NIP, według stanowiska Szefa KAS nie musi używać do tego KSeF.
Kto wystawia korektę samofaktury?
Fakturę korygującą wystawia ten sam podmiot, który wystawił dokument pierwotny, czyli nabywca. Robi to na podstawie tego samego uprawnienia do samofakturowania i tej samej umowy. Zasady akceptacji korekty przez sprzedawcę powinny wynikać z tego samego porozumienia, które reguluje wystawianie faktur pierwotnych.
